Wat maakt de hogeschoolgids zo'n belangrijk document?
"In de hogeschoolgids", zegt Anne-Els Valstar (jurist), "staan alle gemeenschappelijke afspraken die we op de hogeschool met elkaar hebben gemaakt, zowel onderwijsinhoudelijk als de huisregels – de regels hoe we met elkaar omgaan op de hogeschool. Zoals bijvoorbeeld de Onderwijs en Examenregeling. Je kunt het zien als de grondwet van de hogeschool. En aan de afspraken die erin staan, daar mogen we elkaar aan houden. De rechtspositie van zowel het management en de examencommissies als van studenten staan erin omschreven en beide partijen kunnen er een beroep op doen wanneer nodig. Het is een document dat je op de plank hebt liggen en als je vastloopt in je studie dan pak je het erbij."
Waarom moest de gids vernieuwd worden?
Ronald Goijen (projectleider): "Het oude document was steeds uitgebreider geworden, in de loop van de jaren waren er wijzigingen en aanvullingen geweest. Niet alleen studenten maar ook collega's vonden het niet altijd fijn om ermee te werken. "Een draak van een document", hoorden we in de verschillende verbetersessies die we gehouden hebben. Waardevolle sessies waarin we input en terugkoppeling kregen van studenten, docenten, onderwijsmanagers, medewerkers bedrijfsbureau en anderen. Ook hebben we veel literatuuronderzoek en een benchmark gedaan om tot een optimale invulling te komen. Het nieuwe stramien hebben we vervolgens voorgelegd aan het CvB en de directeuren: dit is wat we willen. We zijn met de nieuwe opzet terug gegaan naar de basis: wat heeft de student aan regelgeving nodig om goed te kunnen studeren?"
En wat heeft de student dan nodig?
"Er staan alleen de regelgevingen in die absoluut noodzakelijk zijn, je moet kunnen opzoeken wat je rechten en plichten zijn als je een opleiding volgt. Je kunt dus niet zonder de gids als je een beroep wilt doen op je rechten. Daarin zijn verschillende niveaus: wat geregeld moet worden door de Wet, door de hogeschool en door het onderwijsinstituut c.q. opleiding.
Zoals de gids nu is opgebouwd zie je aan de inhoudsopgave meteen hoe het onderwijs in elkaar zit. We hebben gekeken welke onderwerpen niet bij die noodzakelijke basis horen, dat staat nu niet meer in de gids, maar we verwijzen er nog wel naar, meestal met een link naar waar je die informatie wel vindt."
Julia Noordegraaf (jurist): "Neem als voorbeeld hoe je een bezwaar kunt indienen of beroep kunt aantekenen. Dat is iets dat niet elke student hoeft te doen, dus staat het niet uitgewerkt in de gids. Wel lees je dat het mogelijk is om een klacht of bezwaar in te dienen, maar dan met een doorverwijzing naar de intranetpagina waar het uitgebreid staat uitgelegd."
Dat maakt de gids praktischer. Wat nog meer?
"Naast het verwijderen van zo'n 80 pagina's aan tekst hebben we ook het taalgebruik aangepast naar eenvoudiger en minder formeel taalgebruik. Juridische informatie is vaak genuanceerd maar we houden het zo eenvoudig mogelijk. Verder geven we door heel de tekst heen tips en adviezen. Bijvoorbeeld bij het onderdeel 'Studiepunten en studielast' vind je tips over hoe je in Osiris op elk moment een overzicht van je studievoortgang kunt zien, en ook een verwijzing naar ondersteuning die beschikbaar is als je hulp nodig hebt bij het aanpakken van je studielast. Gechargeerd gezegd: door enkel de tips te lezen kom je al een heel eind."
Ook het proces van tot stand komen is vereenvoudigd.
Lisa Markesteijn (jurist): "De hogeschoolgids wordt per onderwijsinstituut steeds voor 1 jaar vastgesteld door het CvB en de Centrale Medezeggenschapsraad. Het was jaarlijks veel werk om de gegevens bij elkaar te krijgen. Door te kiezen voor nieuwe software kunnen stakeholders zoals opleidingscommissies en andere vertegenwoordigers van de opleiding, zoals onderwijsmanagers zelf hun informatie wijzingen in een basisdocument: de vastgestelde gids van het jaar daarvoor.
Mensen kunnen er gelijktijdig in werken, ook gedurende het jaar kunnen er alvast wijzigingen in aangebracht worden zodat het geen klus is die vlak voor de deadline nog helemaal gedaan moet worden. In de software zie je ook welke informatie hogeschoolbreed geldt en welke stukken door de opleiding moeten worden aangepast – in het definitieve document komt dat niet terug. Je ziet ook wie de wijziging heeft aangebracht en wanneer, ook handig. Zo ontstaat de gids gaandeweg en verloopt het proces veel gestroomlijnder."
Jullie zijn er blij mee zo te merken. Wanneer verschijnt de gids?
Ronald: "Zeker, ook omdat we steeds hebben gezorgd voor draagvlak. Tussentijds hebben we regelmatig terugkoppeling gevraagd bij onze stakeholders door te laten zien waar we mee bezig waren. Het is een breed gedragen document geworden. De hogeschoolgids 2.0 is goedgekeurd door het College van Bestuur en de Centrale Medezeggenschapsraad heeft ingestemd. De gidsen worden op 1 juli gepubliceerd. De draak is een vlinder geworden: veel lichter en vriendelijker."