Ontmoeting 134 | wat doen die bestuurders nu eigenlijk de hele dag?

Wat was ik trots, toen ik op enig moment plaatsvervangend directeur hbo werd op het ministerie van Onderwijs. Ik kon niet wachten mijn ouders te bellen. In vloeiend Limburgs legde ik mijn moeder uit dat ik een carrièrestap had gemaakt. Mijn moeder, intelligente en meelevende vrouw, reageerde wat afstandelijk, wat ik niet goed begreep, zeker niet in de euforie van het moment. Het irriteerde me zelfs een beetje. Totdat het helder werd: “Mooi jongen, leuk voor je, maar wat ga je dan doen als die man weer terug is?” Onbegrip. Meer was het niet. 

Maak ik vaker mee. Toen ik net bestuurder was, werd me wel eens gevraagd of dat een fulltime baan was, of wat ik dan deed als hoofdfunctie. Onbegrip. Het is ook niet altijd helder wat zo’n bestuurder nu eigenlijk de hele dag doet. Mensen zien die wereld niet altijd, kunnen er niet in kijken. Een tipje van de sluier dan maar. Annelotte Dijkman, momenteel onze plaatsvervangend secretaris van het College van Bestuur, laat in deze ‘ontmoeting’ van uur tot uur zien wat er in de maandagochtend-vergadering van 9.00 – 14.00 uur zoal op tafel komt. 

Maandagochtend 9 uur

De week van het College van Bestuur begint elke maandag met de wekelijkse collegevergadering. Een breed scala aan thema’s passeert de bestuurstafel: thema’s om een visie over te vormen, ter bespreking of ter besluitvorming. Wekelijks staat zeker een tiental onderwerpen op de agenda. Elk onderwerp heeft een portefeuillehouder binnen het College. Collega’s van diensten, instituten, kenniscentra en Centres of Expertise bereiden vergaderstukken voor en schuiven aan om onderwerpen toe te lichten. Soms geven de actualiteiten op school aanleiding tot bespreking van een onderwerp, andere keren is het een reglement dat voorschrijft dat het College een besluit neemt, dan weer maken ontwikkelingen in het land of in de stad dat een onderwerp op tafel komt. 

Tussen 9 en 10 vergadert het College zonder collega’s erbij. Het gaat dan over personele zaken, kleine en grote afstemmingsvraagstukken, agenda-issues, er vindt afstemming plaats hoe men bepaalde vergaderingen in gaat. En het schijnt dat ook het weekeinde altijd even aan de orde komt… Inclusief wat Feyenoord gedaan heeft… 

10.00 uur, agendapunt 4: analyse resultaten werkbelevingsonderzoek 

Jaarlijks wordt onder de medewerkers van onze hogeschool een werkbelevingsonderzoek gehouden. Enkele weken geleden presenteerden collega’s de resultaten daarvan in de collegevergadering. Inmiddels is er een analyse gemaakt en hebben diezelfde collega’s zich gebogen over de interpretatie van de uitkomsten. 

Die uitkomsten stemmen positief. Het grootste deel van de medewerkers is tevreden of zeer tevreden. Het is goed om te horen dat medewerkers graag werken bij Hogeschool Rotterdam, zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt en onze hoge wervingsambitie. We gaan de komende vier jaar ruim 200 nieuwe collega’s aanstellen. Die tevredenheid is geen vanzelfsprekendheid. We mogen er best trots op zijn. Op andere plekken in het (hoger) onderwijs klinken ook wel andere geluiden. En, merken de collega’s op, met het hoge aantal respondenten (68% van de medewerkers vulde het onderzoek in) wil die uitkomst iets zeggen. 

Natuurlijk verschillen de uitkomsten per instituut en per team en hebben we ook nog kwesties die aangepakt moeten worden. Ondanks de tevredenheid in het hbo is ook in onze sector de werkdruk hoog. Ook op dat punt hopen we stappen te gaan zetten, door veel nieuwe mensen aan te nemen. 

10.30, agendapunt 5: voorbereiding van het overleg met het Dagelijkse Bestuur van de Centrale Medezeggenschapsraad

Komende vrijdag spreekt het CvB het dagelijks bestuur van de CMR. Aan de hand van de concept-agenda, met een grote hoeveelheid uiteenlopende zaken erop, bespreekt het bestuur wie het agendapunt gaat behandelen en wat onze insteek zou kunnen zijn. Nu nog sterk procedureel, in een volgend overleg, in de aanloop naar de echte vergadering, inhoudelijk. Het is een stevige lijst onderwerpen: de Hogeschoolgids, het professionaliseringsbeleid, het werkdrukbeleid, de notitie Toekomstbestendige medezeggenschap, het gebruik van D4 contracten (contracten voor bepaalde tijd), het beleid inzake stilteruimtes, het standpunt naar aanleiding van de evaluatie van de sluiting van Bouwdeel C op de Kralingse Zoom.   

11.00, agendapunt 8: projectorganisatie Nieuwbouw Kralingse Zoom

De hogeschool zit midden in een omvangrijke verbouwing van haar pand aan het Academieplein, waar voornamelijk technische opleidingen gehuisvest zijn. Maar een groot nieuwbouwproject dient zich al weer aan: de Kralingse Zoom. Daar gaat ruim meer dan 10.000 vierkante meter gebouwd worden en wat voorligt, is een voorstel voor de projectorganisatie. Waar lang over gesproken wordt is het belang goed te evalueren – door een externe partij – van de projectorganisatie Academieplein, maar ook van een eerdere nieuwbouw aan de Kralingse Zoom. Het college wil leren van eerdere projecten. 

Het College van Bestuur, v.l.n.r. Zakia Guernina, Wijnand van den Brink en Ron Bormans (tekst gaat verder onder afbeelding)

11.30 uur, agendapunt 10: haalbaarheidsonderzoeken huisvestingsscenario’s 

Enkele weken geleden heeft het College besloten over een nieuw huisvestingsconcept. We willen dat de gebouwen uitstralen waar Hogeschool Rotterdam voor staat: contextrijk en inclusief onderwijs. En we willen gehuisvest blijven midden in de stad, wat voor huurpanden meer een meer een opgave wordt, gezien de dynamische ontwikkeling die Rotterdam doormaakt. Tel daarbij op dat veel panden gemoderniseerd moeten worden met onder andere klimaatinstallaties én dat we studenten meer en betere studieplekken willen geven. Het is duidelijk dat hier een stevige ambitie ligt. 

Het College heeft collega’s van de afdeling Vastgoed & Huisvesting gevraagd om voor verschillende huisvestingsscenario’s een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. De eerste uitkomsten van de haalbaarheidsonderzoeken werpen een nieuw licht op de mogelijkheden en laten zien dat scenario’s die eerder niet voor de hand leken te liggen, mogelijk toch interessant zijn. Over twee weken bespreken we de definitieve uitkomsten van de onderzoeken in de collegevergadering. Wanneer de huisvestingsscenario’s leiden tot concretere plannen, zullen we de deze voorleggen aan en bespreken met onze medezeggenschapsraad en de Raad van Toezicht. Voorzien van doorrekeningen van de investeringskosten, het effect op de exploitatie van de hogeschool en de financiële balans. Het gaat om heel veel geld en het College wil niet meer dan 7% van haar budget uitgeven aan de exploitatiekosten als gevolg van haar vastgoed. 

11.45 uur, tussen de vergaderpunten door: herdenken in de stad Rotterdam

Op 14 mei herdenkt Rotterdam het vreselijke bombardement dat op dezelfde datum in 1940 een groot deel van de stad verwoestte. Hogeschool Rotterdam is onlosmakelijk verbonden met de stad. Wij zijn aanwezig op plekken en momenten die voor de stad belangrijk zijn. In aanwezigheid van burgemeester Aboutaleb legt collegelid Zakia Guernina dit jaar een bloemstuk op Plein 1940. Het College wil structureel een bijdrage leveren aan de herdenking en vraagt de collega’s van de concernstaf daarover te adviseren. 

13.15 uur Agendapunt 13: naamswijziging van de Associate degree Officemanagement

Het lijkt een formaliteit, maar over de naamswijziging van een opleiding wordt besloten door het College van Bestuur. De directeur van de opleiding is aanwezig om de voorgenomen naamswijziging toe te lichten. De naamswijziging naar Ad Management geldt niet alleen voor nieuwe studenten, maar ook voor huidige studenten. Het college heeft daarom eerder gevraagd die studenten te consulteren over de wijziging: wat vinden zij ervan dat er straks een andere studienaam op hun getuigschrift staat? Een inventarisatie onder studenten laat zien dat ook zij de naamswijziging een goed idee vinden. We gaan akkoord. 

13.45 uur korte reflectie: alcoholgebruik onder studenten

Hogeschool Rotterdam is een rookvrije hogeschool. Het is niet toegestaan om te roken op de terreinen van de hogeschool. Daarmee willen we de gezondheid van studenten en medewerkers beschermen en bevorderen. Recentelijk heeft Profielen een onderzoek gepubliceerd naar alcohol- en drugsgebruik onder studenten. Alcohol- en drugsgebruik heeft onmiskenbaar effect op de gezondheid, maar speelt zich voor het overgrote deel af buiten de hogeschool. Het College staat voor de vraag: wat te doen met de uitkomsten van het onderzoek? Om die vraag te beantwoorden gaat het College in gesprek met medezeggenschap en directeuren. Het College vraagt aan collega’s van de concernstaf om die gesprekken voor te bereiden en te organiseren. 

Zo eindigt elke vergadering, met het agendapunt Reflectie. Dan kunnen niet-geagendeerde kwesties aan de orde komen, zoals in dit geval het alcoholgebruik, maar wordt standaard ook gereflecteerd op de vergadering zelf. Ging alles goed, was alles goed voorbereid en is er naar tevredenheid van iedereen gesproken én besloten. 

En dan worden de laptops ingeklapt, de oplaadkabels uit het stopcontact gehaald. Een enkeling veegt zijn duimendikke  pak papier bij elkaar. De besluiten zijn genomen, de afspraken gemaakt. De week gaat beginnen.