Ontmoeting 34

Dinsdag 10 juni: Kwaliteit werkt samen

Je kunt op verschillende manieren tegen onderwijs aankijken. Je kunt onderwijs zien als de belangrijkste maatschappelijke investering die er bestaat. Je kunt onderwijs duiden als het faciliteren van persoonlijke groei,  als de kurk onder onze kenniseconomie en meer van dat soort vaak wat verheven klinkende kwalificaties.

In het alledaagse is onderwijs ook 'gewoon' een logistiek bedrijfsproces. De kwaliteit van het onderwijs manifesteert zich in de interactie tussen docent en student, maar die interactie moet bijeengebracht worden (roostering), goed gefaciliteerd zijn (mooie, functionele gebouwen en goed werkende ICT),  vereist adequate ondersteuning (labmedewerker, mensen van de werkplaatsen), speelt zich af in een schone en veilige werkomgeving (schoonmakers, huismeesters).

Verder moeten de resultaten van die interactie vastgelegd worden (administratie) en verantwoorden we ons daarover (kwaliteitszorg en auditing). Voordat studenten bij ons komen is het belangrijk dat we ze goed voorlichten (communicatie).  En dan vergeet ik vast nog heel veel functies die van groot belang zijn om een hogeschool goed te laten draaien. We noemen dat 'overhead'. En 'overhead' is in een wat verkeerd daglicht komen te staan de afgelopen jaren, want er is een populistisch beeld ontstaan dat 'overhead' niets toevoegt.

Ik vrees dat ik - ongewild - zelf bijgedragen heb aan dat beeld. Hogeschool Rotterdam heeft zich in de zogeheten Prestatieafspraken - met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap - eraan gecommitteerd om de verhouding tussen onderwijzend en ondersteunend personeel te verhogen. Een afspraak overigens die inmiddels al gerealiseerd is. Ik heb er zelf voor gekozen om in het kader van het kwaliteitsprogramma Focus daar nog een schepje bovenop te doen. Ik vind dat Hogeschool Rotterdam goed kan functioneren met een overheadpercentage van 37% (nu 42%), uit te splitsen in 15% (nu 15%) overhead die direct aan onderwijs gekoppeld is en 22% (nu 27%) voor de meer generieke overhead.

Daarnaast benadrukt het kwaliteitsprogramma Focus de basale boodschap dat kwaliteit in de klas gemaakt wordt en dat we dus eerst en vooral daar onze investeringen op moeten richten. We handelen inmiddels ook al zo. In het lopende jaar gaan we 130 extra docenten aanstellen. De komende jaren zullen we blijven investeren in meer docenten. Echter, hetzelfde Focus-programma benadrukt ook sterk het belang van goede ondersteuning van het onderwijs en nodigt onze ondersteuners uit een huzarenstuk te leveren. We willen betere kwaliteit voor minder geld.

Op dinsdagochtend 10 juni zijn bijeen het College van Bestuur en de directeuren van onze diensten. De directeuren hebben een rapport afgescheiden dat als ondertitel heeft 'Naar een vraaggestuurde en steeds betere dienstverlening'. Ze hebben dat gedaan met collega Servaas van der Horst als enthousiast-zakelijke interne aanjager en Martha Stuy als extern begeleider. Bovendien hebben ze - om tot dat rapport te komen - mensen uit het onderwijs geraadpleegd, gekeken hoe andere hogescholen het doen en veel ruimte geboden aan hun eigen mensen om aan te geven waar het naar toe moet.

Mijn collega Jan Roelof is goed aangesloten vanuit het College van Bestuur en zorgt ook voor goede afstemming met de mensen uit de medezeggenschap.

De contouren van het huzarenstuk zijn geschetst. In een praktisch rapport worden voorstellen gedaan die moeten leiden tot reductie in het aantal diensten, betere vormen van samenwerking en het tegengaan van verkokering. Ook bevat het stuk praktische voorstellen die moeten leiden tot optimalisering van onze bedrijfsprocessen. Processen die regelmatig over grenzen van organisatieonderdelen heen gaan. Neem roostering, een proces dat voortdurend over organisatiegrenzen heengaat en dan met name een intensieve interactie vergt tussen het onderwijs en de roosteraars. Dit zijn complexe processen, waar vaak iets te gemakkelijk over gesproken wordt.

Het College van Bestuur spreekt haar waardering uit voor de stappen die de diensten gaan zetten. Als we zo gaan werken zoals het rapport aangeeft, dan geven we op een heel positieve en efficiënte manier invulling aan onze ondersteuning en ronden we ook het gesprek af over de noodzaak van meer of minder overhead. Dan gaan we het gewoon zo doen. De dagen hierna wijzen we kwartiermakers aan die invulling moeten gaan geven aan de nieuw te vormen diensten. Weer later spreken de directeuren van de onderwijsinstituten hun steun uit en geeft ook de medezeggenschapsraad, onder begrijpelijke condities, vertrouwen aan het proces. Ook omdat we zorgvuldig met mensen zullen omgaan daar waar sprake is van reductie van functies.

Onderdeel van de notitie is het besef dat er niet goed een strikt onderscheid te maken valt tussen onderwijs aan de ene kant en dienstverlening aan de andere kant. Beide activiteiten hebben elkaar nodig, vloeien in elkaar over en moeten op elkaar betrokken zijn. De verantwoordelijkheid voor goede dienstverlening ligt immers niet alleen bij de dienstverleners. Het onderwijs zelf moet aangeven wat het wil, moet een goede rol vervullen in die vele ketenprocessen die we kennen en moet vooral ook met het gezicht naar de dienstverleners toe willen werken. Als we dat voor elkaar krijgen, zetten we een grote stap. 

Dinsdag 24 juni: rapportage '1-mei-beleid' in het College van Bestuur

Elke dinsdag komt Peter Bik langs in het College van Bestuur om te rapporteren wat de stand van zaken is rondom wat wij zijn gaan noemen, ons 1-mei-beleid. Alle studenten die zich bij ons aanmelden moeten een startmeter maken, een digitale toets die probeert te identificeren of er een match is tussen de competenties en intenties van de aanstaande student en wat nodig is om de door hem of haar beoogde opleiding met succes te volgen. De studenten krijgen een gesprek met een collega op basis van die startmeter, dat uiteindelijk leidt tot een advies of de opleiding die ze gekozen hebben bij hen past. Een gigantische logistieke operatie, waarbij diensten en opleidingen laten zien dat we het heel goed kunnen: samenwerken.

Peter is het type projectleider van de 'Rotterdams-nuchtere' soort. Terwijl hij strooit met indrukwekkende cijfers, bewaart hij zijn rust en lardeert hij zijn rapportage vaak met relativerende teksten, met een onvervalst Rotterdams accent. En als hij zegt - door de relativering heen - dat er reden is tot zorg, dan is die er ook.

Een paar kengetallen, stand 23 juni: er hebben zich 16.378 jonge mensen bij ons aangemeld, 10.629 daarvan hebben inmiddels de startmeter gemaakt, we hebben 5443 gesprekken gevoerd en tot nu toe slechts 289 negatieve adviezen afgegeven. Als we deze logistiek-inhoudelijke machinerie voortzetten, komen we een heel eind om vóór de zomer de meeste gesprekken gevoerd te hebben en adviezen uitgedeeld. In onze scenario's houden we rekening met het feit dat in de zomer mogelijk nog ergens tussen de 2000 en 3000 gesprekken gevoerd moeten worden. Dat betekent dus capaciteit neerzetten en ook goed plannen wat betreft vakanties. Wat mensen vaak niet weten: niet iedereen in het onderwijs is in de zomer een maand weg, zeker onze gewaardeerde dienstverleners niet.

We moeten deze ochtend meer besluiten nemen om de juiste randvoorwaarden te creëren voor goed onderwijs. Waar deze vergadering veel tijd aan besteed wordt, is onze huisvesting. Als het getal van 10.629 studenten die een startmeter gemaakt hebben kan dienen als goede indicator voor de uiteindelijke instroom, dan gaan we als Hogeschool Rotterdam stevig groeien. En hebben we dus lokalen nodig. Die hebben we sowieso nodig aangezien we met name op het Museumpark in een stevige verbouwing zitten. Dus ligt er een lijst voor van de Facilitaire Dienst (we hebben het altijd over de Fadi) welke panden we in Rotterdam we bij kunnen huren.

Woensdag 25 juni: weer thuis op het Museumpark

Het gebouw waar het College haar kantoren heeft zit middenin een stevige verbouwing. Je ziet het gebouw langzaam maar zeker transformeren van een gebouw met de stijlkenmerken van zo'n 20 jaar geleden naar een modern onderwijsgebouw, met mooie, lichte lokalen, voorzien van de modernste apparatuur. Maar om die verbouwing mogelijk te maken (en het asbest te saneren!) moest ik een half jaar uit mijn kamer. Niet zo'n ramp, want een kamer op de 15e verdieping op de Rochussenstraat is fantastisch als je van het typische Rotterdamse uitzicht houdt van haven aan de ene kant en grootstedelijke hoogbouw aan de andere. Met enige weemoed neem ik er afscheid van.

Nog niet alles werkt perfect bij terugkomst in mijn nieuwe-oude kamer. Ik kom er in eerste instantie zelfs niet in, aangezien ik niet geautoriseerd ben om mijn kamer binnen te komen.... Gelukkig word ik de hele week voortdurend gered door onze dames van het secretariaat en heren van de Fadi en kan ik de dingen doen die ik moet doen. Dienstverlening zoals dienstverlening moet zijn.