Scenarioplanning is één van de bekendste en krachtigste instrumenten van foresight. Het helpt strategieën ontwikkelen die flexibel te hanteren zijn in een veranderende omgeving. Bovendien kun je met behulp van scenario's verhalen maken die het draagvlak voor verandering versterken.
Vanuit Kenniscentrum Business Innovation is foresight een thema. Lector Next Strategy en programmadirecteur Arjen van Klink ontwikkelt samen met Miranda instrumenten die scenarioplanning toegankelijk maken voor: (I) Mkb-bedrijven die gestructureerd aan transitie en/of brede welvaart werken, en (II) organisaties die in een multi-stakeholder context aan complexe, maatschappelijke vraagstukken werken. ‘Voor het eerste type instrument werken we komend jaar intensief samen met de Metaalunie, terwijl we voor het tweede instrument zullen optrekken met gemeente Rotterdam,’ legt Miranda uit.
Het afgelopen jaar is bij drie mkb-bedrijven het prototype getest in de vorm van een workshop. ‘Dit heeft tot waardevolle inzichten geleid’, vertelt Arjen. ‘Uit ervaring weten we dat veel bedrijven moeite hebben om vooruit te kijken. Toekomstig verdienvermogen, vertaalt naar bijvoorbeeld productiviteitsverhoging en verbinding met maatschappelijke transities, krijgt daarom nauwelijks aandacht. Ondernemers en adviseurs worstelen met de vraag hoe zij meer aandacht kunnen geven aan de toekomst.’
Deze workshops zijn door de bedrijven met enthousiasme ontvangen. ‘De workshop bracht bepaalde onzekerheden aan het licht,’ zegt één van de deelnemers. Deelnemers vinden het inspirerend om eens van buiten-naar-binnen te kijken. Normaal houden werknemers zich vooral bezig met wat er op hun eigen werkplek gebeurt, maar in deze workshop worden ze samen met het management geprikkeld om te zien welke invloed de buitenwereld op het bedrijf heeft. ‘Het zet aan om ook eens in andere richtingen te kijken,’ evalueert een andere deelnemer.
Ook vinden ze het interessant om gezamenlijk aan strategieontwikkeling te werken, want dat gebeurt zelden in samenwerking met collega’s van de werkvloer. ‘Het was leuk om inzicht te krijgen in strategieontwikkeling.’ Ook andere afdelingen en zelfs leveranciers of klanten worden betrokken worden bij de workshop. Zo kun je andere perspectieven dan alleen die van het management in de te schetsen toekomstbeelden meenemen. ‘Dit gebeurt te weinig en dat is een gemiste kans,’ vindt Arjen.
De workshop is onder meer op basis van het werk van Copenhagen Institute for Futures Institute ontwikkeld. In deze methode gaat het niet om ‘voorspellen’ maar om ‘vooruitzien’ door op een gestructureerde manier diverse toekomsten te schetsen. De workshop in de testfase bestond uit een dagdeel, waarin we met zo’n 5 – 8 deelnemers de volgende stappen doorliepen:
- Issues inventariseren
- Issues clusteren
- Extremen per issue benoemen
- Impact en onzekerheden per issue bepalen
- Issues op onzekerheid en impact plotten
- Twee meest onzekere / impactvolle issues gebruiken als assenstelsel
- Per kwadrant een sprekende titel en metafoor bedenken
- Per kwadrant een verhaal schrijven over het bedrijf in deze ‘wereld’
- Per kwadrant een top 5 aan acties bepalen
- Over de vier kwadranten robuuste acties voor ‘morgen’ vaststellen
Miranda vertelt dat één voorbeeld van een bedrijf waar ze de workshop hebben gegeven een mkb-onderneming is die gespecialiseerd is in het buigen van hoogwaardig staal. Om het bedrijf te verder te kunnen professionaliseren, heeft de onderneming een interim CFO ingehuurd. Ondanks financiële uitdagingen verergerd door de pandemie, vertoonde het bedrijf tekenen van herstel in 2023. De interim CFO heeft de taak om een nieuwe strategie te ontwikkelen en streeft ernaar om buiten-in denken te bevorderen binnen het managementteam. ‘Hij heeft contact opgenomen met ons,’ herinnert Arjen zich.
Twee maanden na de workshop heeft het bedrijf zijn nieuwe strategisch plan opgesteld. Het managementteam heeft gekozen voor radicale robotisering en serieproductie, om zo het groeiende tekort aan arbeid op te kunnen vangen. Helaas vormt het gebrek aan financiële middelen om te investeren in robots een uitdaging. ‘Dit maakt dat wij onze workshop verder willen aanpassen, door bijvoorbeeld al eerder rekening te kunnen houden met dat gat tussen de gewenste strategie en de huidige werkelijkheid,’ licht Miranda toe.
Het komende jaar wordt in de vorm van een gesubsidieerd traject en in samenwerking met onder meer de Metaalunie verder aan de ontwikkeling van één van de twee instrumenten gewerkt. Het doel binnen dit project is om scenarioplanning eenvoudig, praktisch en herkenbaar te maken voor ondernemers, zodat zij het zelf kunnen inzetten bij het verkrijgen van een breder perspectief van hun eigen positie in relatie tot maatschappelijke waarden.
In het komende project ligt de focus op de maakindustrie, waar concrete uitdagingen zoals digitalisering, grondstoffenschaarste en krapte op de arbeidsmarkt spelen. ‘Door deze uitdagingen als kansen én bedreigingen te zien, willen we samen met onze partners een instrument scenarioplanning ontwikkelen dat helpt om hierop in te spelen, en om zich daarbij te kunnen positioneren in maatschappelijke transities,’ vertelt Arjen.
Door uitdagingen als kansen én bedreigingen te zien, willen we samen met onze partners een instrument scenarioplanning ontwikkelen dat helpt om hierop in te spelen, en om zich daarbij te kunnen positioneren in maatschappelijke transities.
Directeur Kenniscentrum Business Innovation
Parallel hieraan zijn Miranda en Arjen in gesprek met gemeente Rotterdam. Visie en verbeelding in een multi-stakeholder context dragen bij aan participatie en co-design. Scenarioplanning heeft daarom zoveel meer potentie. ‘Ook in dit vraagstuk gaat het om scenarioplanning, maar de aanpak zal verschilt enorm ten opzichte van het instrument dat wij voor het mkb ontwikkelen,’ vertelt Miranda.
In het geval van het project met gemeente Rotterdam gaat het om ‘het ondersteunen van lokaal ondernemerschap dat brede welvaart in Rotterdamse wijken bevordert’ in. In deze aanpak komt de nadruk op het samenbrengen van verschillende perspectieven, draagvlak creëren en gezamenlijk vormgeven aan een positieve verandering te liggen. ‘Maar daar kunnen we hopelijk eind dit jaar meer over vertellen,’ zegt Miranda.
Binnenkort verschijnt de eerste publicatie over dit onderwerp in Journal of Futures Studies. Natuurlijk willen Miranda en Arjen ook buiten de twee genoemde projecten met de Metaalunie en gemeente Rotterdam graag samen optrekken met organisaties die meer willen leren over scenarioplanning. Wil je meer weten of wil je een workshop bij Arjen en Miranda willen volgen? Neem dan vooral contact op!