Door Ellen Boslooper. Gepubliceerd op 26-6-2020.
Als de zon schijnt, heb je nooit last van een lekkend dak. Er is enige visie en zelfs doorzettingsvermogen voor nodig om tijdens dat mooie weer toch geld en tijd vrij te maken voor onderhoud en reparatie van het dak, als velen liever vakantie vieren.
Als je verantwoordelijk bent voor voorraadbeheer, dan doe je het goed als goederen op tijd op de juiste plek zijn tegen minimale kosten. Daarvoor hebben we logistieke processen ontwikkeld die we ontdaan hebben van “verspillingen”; we doen het lean en just in time. Dat werkt heel goed als we erop kunnen vertrouwen dat de lange productie- en transportketens goed werken.
Worden alle kosten verwerkt in de prijs?
De winst is het resultaat van de omzet min de kosten. Om die winst zo hoog mogelijk te krijgen kun je aan twee knoppen draaien, namelijk de omzet en de kosten. De eerste wil je zo hoog mogelijk en die laatste wil je zo laag mogelijk houden en daar gaan we ons even op richten. Een goed beeld van de werkelijke kosten van ondernemingen moet zijn weerslag vinden in de kostprijs, dus ook tijdens de mooie zomer moeten de onderhoudskosten voor het dak worden meegenomen. Een goede kostprijsberekening levert een bijdrage aan de bestuurlijke informatievoorziening en is behulpzaam bij goede besluitvorming op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Corona laat ons echter zien dat kostprijsmodellen veranderen door een crisis zoals een pandemie. We nemen een actueel voorbeeld om te kijken hoe zoiets werkt.
Laten we kijken hoe corona roet in het eten gooit bij een eenvoudig product als een mondkapje. Ziekenhuizen verbruiken er miljoenen van, dus hoe lager de prijs hoe beter. Inkopen in pak ‘m beet China dus en zorgen dat er steeds een voorraad voor een week is. Grotere voorraden aanhouden is nadelig, want iedereen die iets met logistiek heeft gedaan weet dat je met drie keer R moet rekenen, rente, ruimte en risico. Rente, omdat er geld in de voorraden is neergeslagen, ruimte omdat je die dozen met mondkapjes moet opslaan en risico, want er zou brand uit kunnen breken of de kwaliteit gaat achteruit.
Stijgende vraag, dalend aanbod
We zoomen in op de derde R, het risico. Dit is de lastigste want het hangt er volledig vanaf hoe compleet de risico inventarisatie is en wat de appetijt van het ziekenhuisbestuur is voor risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen die iets verder weg liggen. Hoeveel kosten zijn ze bereid te nemen voor maatregelen tegen deze risico’s? In goede tijden is die voorraad van een week afdoende. In slechte tijden, stel een pandemie, is het te weinig. Hier komt de klassieke formule van Camp (ook wel EOQ formule)nog eens van pas, die de optimale bestelgrootte en frequentie berekent.[1] Zoals elke formule wordt alleen met de endogene variabelen gerekend, dus de uitkomst is afhankelijk van de variabelen die je erin stopt. In goede omstandigheden wanneer de supply chain goed functioneert, dan zijn lage voorraden en vaak bestellen prima. Wanneer echter een pandemie uitbreekt stijgt de vraag naar mondkapjes meer dan exponentieel, het gebruik in de zorg stijgt en ze worden opeens ook op allerlei andere plekken gebruikt. Tegelijkertijd daalt het aanbod omdat ook de supply chain last krijgt van de pandemie, dus leveringen komen niet of niet op tijd. Beheersmaatregelen zouden zijn, het aanhouden van strategische voorraden en/of de productie niet helemaal verplaatsen naar landen met lagere lonen. Beide maatregelen leveren echter een hogere prijs op. De vraag is dus of de organisatie bereid is om een voorziening voor dergelijke beheersmaatregelen in de formule voor voorraadbeheer mee te nemen.
Kosten van beheersmaatregelen
Als je in de (kost) prijsbepaling deze risicofactoren achterwege laat, dan vindt de besluitvorming plaats op basis van onvolledige informatie. In goede tijden is sprake van optimale waarde creatie (winst) tegen minimale kosten en voldoende mondkapjes voor de zorg. In slechte, Corona, tijden is het magazijn heel snel leeg en zullen alsnog aanzienlijke kosten gemaakt moeten worden om aan noodvoorraden te komen. Bovendien zal de prijs dan fors stijgen en word je geconfronteerd met (nieuwe) problemen zoals een lagere kwaliteit.
Over de voorzichtige manager die uit voorzorg een strategische voorraad aanhoudt, zal geen Hollywood superhelden film worden gemaakt. Maar wie tijdens een crisis toch (cruciale) producten kan leveren is voor zijn klanten wel degelijk een held.
Deze column is geschreven door Ellen Boslooper, onderzoeker bij Kenniscentrum Business Innovation en docent bij de opleiding Finance & Control.