Ondersteuning studievereniging

Een vereniging is een rechtsvorm. De rechtsvorm vereniging heeft de volgende kenmerken:

• Een vereniging heeft ten minste twee leden.
• De hoogste macht binnen een vereniging ligt bij de ledenvergadering, vaak aangeduid als de Algemene Ledenvergadering (ALV).
• De leden hebben (in principe) allemaal een gelijkwaardige stem op de ledenvergadering.
• De ledenvergadering benoemt haar bestuur.

Met andere woorden, de leden van de vereniging bepalen samen wat de vereniging doet en wie daarvoor verantwoordelijk wordt gesteld. Het is een democratische manier om je als studenten te verenigingen.

Er bestaan twee soorten verenigingen: een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. We raden om twee redenen aan om een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid op te richten.

1. Het zorgt ervoor dat je eerst nadenkt over hoe je je als vereniging organiseert en het zorgt voor continuïteit binnen de organisatie, voordat je aan de slag gaat.
2. Het zorgt ervoor dat de bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk zijn. Wat niet alleen prettig is voor het huidige bestuur, maar ook vooral voor de opvolging, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de (financiële) verplichtingen die hun voorgangers zijn aangegaan.

Volledige rechtsbevoegdheid (formeel)

Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid wordt opgericht met een akte van de notaris en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Let op: aan beide handelingen zijn kosten verbonden. In de akte staan de statuten van de vereniging. Deze bevatten minimaal:

• naam en vestigingsplaats;
• doel (een vereniging heeft nooit een winstoogmerk, dus winst kan geen doel zijn);
• verplichtingen van de leden (eisen lidmaatschap);
• wijze waarop de Algemene Ledenvergadering bijeen wordt geroepen;
• regels voor benoeming en ontslag bestuurders;
• bestemming van het overschot na ontbinding.

Aanvullend op de statuten kun je ervoor kiezen om andere praktische zaken te regelen in het huishoudelijk reglement. 

TIP: De Adviseur Studie- en Studentenverenigingen raadt aan om aan de minimale eisen te voldoen voor een notariële akte en overige zaken te regelen in het huishoudelijk reglement. Mocht de vereniging namelijk besluiten om regels te veranderen, kunnen de kosten hoog oplopen als de notariële akte iedere keer veranderd dient te worden. De notaris brengt daarvoor namelijk kosten in rekening.

Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid (informeel)

Als de stap naar de notaris niet gemaakt wordt, spreek je van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. Dit betekent dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk bent, wat wil zeggen dat zodra de vereniging haar (financiële) verplichtingen niet na kan komen de gemaakte kosten en schulden bij de huidige bestuurders worden verhaald.

Bekijk voor meer informatie over de rechtsvorm de website van de Kamer van Koophandel.  

Aansprakelijkheidsverschil 
Het belangrijkste verschil tussen een informele en formele vereniging ligt in de aansprakelijkheid van de bestuursleden. 

Bestuursleden van een informele vereniging zijn in beginsel, naast de vereniging, aansprakelijk voor de schulden van de vereniging die tijdens hun bestuursperiode opeisbaar worden. Als de statuten zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel wordt dit beperkt, maar staan de bestuursleden nog steeds 'borg' voor de vereniging. Als de vereniging niet aan haar verplichtingen kan voldoen zijn de bestuursleden aansprakelijk. 

Bestuursleden van een formele vereniging, nadat de statuten zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, kunnen niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schulden - tenzij deze voortvloeien uit wanbestuur.

Algemene Ledenvergadering (ALV)

Het bestuur van een verenging legt verantwoording af aan haar leden. Vandaar dat het hoogste orgaan binnen iedere vereniging de Algemene Ledenvergadering (ALV) is. Gebruikelijk is om één maal per jaar een Algemene Ledenvergadering bij elkaar te roepen.

Tijdens de ALV bespreekt het bestuur de resultaten van het afgelopen jaar. Denk hierbij aan een (financieel) jaarverslag.

Daarnaast is de ALV de gelegenheid voor de leden om via stemming te bepalen wat de vereniging het jaar daarop gaat doen en wie daarvoor verantwoordelijk wordt gesteld en daarmee functies gaat vervullen in het bestuur of de commissies. Daarom worden tijdens de ALV de begroting en de jaarkalender gepresenteerd. 

Bestuur

Het bestuur van een vereniging bestaat uit minimaal drie functies: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het is mogelijk dat één persoon meerdere functies binnen een bestuur vervult, maar over het algemeen wordt iedere functie door een ander persoon bekleed.

Binnen de studieverenigingen van Hogeschool Rotterdam worden de besturen vaak extra ondersteund door het benoemen van extra bestuursleden, zoals een bestuurslid PR, Externe betrekkingen of algemeen bestuurslid.

De vereniging kan er ook voor kiezen om het bestuur in haar taken te laten ondersteunen door commissies (denk aan een kascommissie, een reiscommissie of werkveldcommissie).

TIP: We raden aan om het bestuur te laten ondersteunen door commissies. Dit zorgt ervoor dat leden actief betrokken worden bij de vereniging en dat het bestuur niet alles zelf hoeft te doen. Vele handen maken immers licht werk. 

Lidmaatschap

Omdat de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering het hoogste orgaan vormen van de vereniging, is het noodzakelijk voor een vereniging om onderscheid te kunnen maken tussen leden en niet-leden. Dit doe je door eisen te stellen aan het lidmaatschap van de vereniging. 

Binnen Hogeschool Rotterdam is het voor studieverenigingen gebruikelijk om twee eisen aan het lidmaatschap te stellen: de te volgen opleiding(en) en de ledencontributie. Er zijn verschillende manieren om contributie te heffen, denk aan jaarlijks of voor de gehele studie. Bij Hogeschool Rotterdam vragen de meeste verenigingen een contributie tussen de €5,- en de €20,- per jaar. 

De financiële gezondheid van een studievereniging is de taak van de penningmeester, vaak ondersteund en gecontroleerd door een kascommissie. De penningmeester maakt jaarlijks een begroting. De eerste stap na de oprichting van de vereniging is dan ook het aanvragen van een bankrekening. Vervolgens moet je de studievereniging financieren. 

Bankrekening openen

Het is natuurlijk zaak om te zorgen dat het geld dat de vereniging genereert een plek te geven. Het is van groot belang dat het beheer van de bankrekening nauwkeurig en goed gebeurt.

De bankrekening van de vereniging staat vaak op naam van de penningmeester. Bij opvolging is het daarom zaak dat de bankrekening door de penningmeester goed wordt overgedragen aan zijn/haar opvolger. Doet men dit niet, dan kan het zijn dat het nieuwe bestuur moeilijkheden krijgt met de toegang tot en het beheer van het geld en het betalen van lopende rekeningen.  

Studievereniging financieren

De bankrekening is geopend. Maar waar haal je het geld vandaan om activiteiten te kunnen uitvoeren en rekeningen te kunnen betalen? Een studievereniging kan proberen uit drie bronnen financiële middelen te genereren.

1. Leden

Allereerst via leden door middel van het heffen van een ledencontributie. Bij studieverenigingen van Hogeschool Rotterdam ligt deze contributie tussen de €5,- en €20,- per jaar.

2. Hogeschool Rotterdam

Een andere plek waar je op zoek kan gaan naar geld is binnen Hogeschool Rotterdam. Overleg met je onderwijsmanager wat de mogelijkheden zijn binnen jouw instituut.

3. Sponsoren

Daarnaast kan je ook op zoek gaan naar sponsoren in het werkveld. Houd rekening bij het benaderen van sponsoren met de volgende vragen:

• Wie vraag je?  
  Is er een logisch verband tussen het bedrijf dat je benadert en jullie studievereniging? Staat het sponsorbeleid van het bedrijf toe om studieverenigingen te sponsoren?
• Wat vraag je? 
  Hoeveel geld heb ik nodig of gaat het niet om financiële middelen maar om natura (tijd, kennis, spullen)?
• Hoe vraag je het? 
  Benader de bedrijven op een passende manier. “Geef geld, want wij zijn geweldig!” is wellicht niet de beste manier om medewerking te verkrijgen.
• Wat krijgt het bedrijf er voor terug?  
  Bedenk van te voren wat interessant kan zijn voor het bedrijf dat je gaat benaderen, maar wees ook niet bang om te vragen waar het bedrijf interesse in heeft als wederdienst voor de sponsoring.

Je kunt bij de Je kunt bij de adviseur Studie- en Studentenvereniging ook terecht met je vragen over de juridische aspecten waarmee je te maken krijgt als je een studievereniging bestuurt. 

Het bestuur blijft bij zowel de informele als formele vereniging eindeverantwoordelijk voor hetgeen er georganiseerd wordt namens de studievereniging. Het is belangrijk dat er door het bestuur goed gekeken wordt naar de algemene veiligheid van de studenten en andere betrokkenen die meegaan met een activiteit. Let daarnaast ook op de volgende aspecten:

• Het is belangrijk om de studenten een reisverzekering af te laten sluiten bij een buitenlandse activiteit.
• De studievereniging kan aansprakelijk gesteld worden voor schade die voortvloeit bij een activiteit georganiseerd door de verenigingen. Dit kan ervoor zorgen dat een studievereniging failliet verklaard wordt op het moment dat het schadebedrag groter is dan het vermogen van de vereniging.
• Bij een informele vereniging kan de schade, naast op de vereniging zelf, ook verhaald worden bij de bestuursleden persoonlijk. Bij een formele vereniging kan dit niet, tenzij er sprake is van wanbestuur.
• Het is mogelijk voor bestuursleden om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Ga echter wel na in hoeverre dit voor het bestuur rendabel is en in hoeverre dit noodzakelijk geacht wordt.

Het bestuur van de vereniging is altijd eindverantwoordelijk. Het is daarom belangrijk als bestuurslid betrokken te zijn bij de georganiseerde activiteiten.

 

Nog niet iedere opleiding of instituut heeft een vereniging die zich inzet voor haar studenten. Wil je een studievereniging oprichten die buiten de studie voor verbindingen zorgt? Lees dan hieronder waar je bij de oprichting aan moet denken. Wil je van start met je vereniging? Volg dan het stappenplan voor het oprichten van een studievereniging. Voor advies kun je een afspraak maken met de adviseurs studieverenigingen van Studentenwelzijn.

Sinds september 2021 kunnen besturen van studieverenigingen en andere studentenorganisaties aanspraak maken op een financiële tegemoetkoming, een zogenaamde bestuursbeurs.  Om aanspraak te kunnen maken op een bestuursbeurs dient de samenwerking met de vereniging officieel door het bestuur van Hogeschool Rotterdam erkend te zijn. Het CvB stelt hiervoor jaarlijks een lijst van Erkende Studentenorganisaties vast. Neem voor meer informatie of het indienen van een aanvraag contact op met de adviseur Studie- en Studentenverenigingen.

Erkenning is voor 2022-2023 toegekend aan de volgende organisaties:

Erkende Studieverenigingen

Naam	Opleiding
U.N.F.C.	Maritieme Techniek
ROERVLO	Chemie & BML
APEX	Automotive
SV Carmentis	Verloskunde
SV ABC	Academische Pabo
ARES	Vastgoed en Makelaardij
Stuw	Watermanagement
RTSV	Technische opleidingen
EPS IPO	Industriël Product Ontwerp
Vitruvius	Fysiotherapie
RSV Urbanum	Ruimtelijke Ontwikkeling
FMR	Facility Management
YEBA	Accountancy, Finance & Control, Finance Tax and Advice
S.V.A.T.	Social Work
STIR	Informatica + Tech. Informatica

Erkende Studentenverenigingen  en overige organisaties

• Rotterdamsch Studenten Corps & de Rotterdamse Vrouwelijke Studentenvereniging (R.S.C / R.V.S.V)
• R.S.V. Sanctus Laurentius
• Societas Studiosorum Reformatorum Roterodamensis (S.S.R.-Rotterdam)
• Rotterdamsch Studentengezelschap (RSG)
• Navigator Studentenvereniging Rotterdam (NSR)
• Vereniging Gereformeerde Studentenverenigingen Rotterdam (VGSR)
• A.R.S.R. SKADI (Studentenroeivereniging)
• Rotterdamse Kamer van Verenigingen (RKvV)
• Christelijke Studenten Vereniging Ichthus Rotterdam (Ichtus)
• Studenten Hockeyvereniging Neverless
• Studentenvakbond STUUR

Studenten van Hogeschool Rotterdam die zich ingezet hebben voor het bestuur van een studie- of studentenvereniging kunnen voor hun inzet beloond worden met een erkenningscertificaat. Hiervoor gelden deze voorwaarden:

• Je moet een bestuursfunctie hebben vervuld;
• De studievereniging is verbonden aan Hogeschool Rotterdam, de studentengezelligheidsvereniging is verbonden aan de Rotterdamse Kamer van Verenigingen;
• Voor een duur van minimaal 9 maanden;
• Met een inzet van minimaal 100 uur.
• Daarbij moet je blijk hebben gegeven van voldoende inzet.

Hoe kan je een erkenningscertificaat aanvragen?

Om een erkenningscertificaat aan te vragen vul je het Aanvraagformulier Erkenningscertificaten in. Mail het vervolgens naar: studieverenigingen@hr.nl

Ben je voorzitter, penningmeester, secretaris of heb je een andere bestuursfunctie binnen een van de studieverenigingen aan Hogeschool Rotterdam? Dan kun je in studiejaar 2022-2023 in OP2 het keuzevak 'Besturen in een studievereniging' (2 ECTS) volgen.

Dit keuzevak geeft je praktische handvatten om je bestuursperiode nog beter vorm te geven. De colleges over onder andere boekhouding, sponsorwerving, visieontwikkeling, strategiebepaling en het organiseren van overdracht worden verzorgd door docenten en medewerkers van Hogeschool Rotterdam die op dat gebied werkzaam zijn. De lessen helpen je om beleidsstukken te gaan ontwikkelen voor jouw vereniging. 

Onderwerpen

• Bijeenkomst 1: intoductiebijeenkomst, visie en strategie van het bestuur, organisatiemanagement
• Bijeenkomst 2: het belang van studieverenigigen en het samenwerken met Hogeschool Rotterdam
• Bijeenkomst 3: organisatie van een vereniging, controle en verantwoording
• Bijeenkomst 4: communicatie en pr, externe betrekkingen/sponsoren
• Bijeenkomst 5: eventmanagement
• Bijeenkomst 6: financiële administratie en verantwoording
• Bijeenkomst 7: "u vraagt, wij draaien"; onderwerp op verzoek deelnemende bestuurders
• Bijeenkomst 8: vergaderstijlen / vragen portfolio’s

Ingangseisen
Je bent of wordt binnenkort lid van het bestuur van jouw studievereniging of je bent bezig een vereniging op te zetten voor een opleiding van Hogeschool Rotterdam. 

Aanmelden
De cursus is niet vrij-inschrijfbaar. Je kunt je aanmelden door een e-mail te sturen naar: keuzeonderwijs@hr.nl. Vermeld in je e-mail de cursuscode OEOBS201K, je naam, je studentnummer, bestuursfunctie en naam van de studievereniging.