Open Access

Open access betekent dat kennisproducten uit publiek gefinancierd onderzoek voor iedereen toegankelijk zijn en te gebruiken zijn zonder financiële, wettelijke of technische drempels, d.w.z. iedereen kan de informatie zoeken, lezen, downloaden, kopiëren, verspreiden, afdrukken, of gebruiken.

Lees meer op openaccess.nl

Open access is onderdeel van open science. Open science staat voor de transitie naar een nieuwe manier van het uitvoeren, publiceren en evalueren van onderzoek. Bij open science is o.a. onderzoek open, toegankelijk, reproduceerbaar, transparant en gericht op hergebruik. 

Lees meer op openscience.nl

De Vereniging Hogescholen, en daarmee ook Hogeschool Rotterdam, heeft in 2009 de Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities ondertekend en zich zo uitgesproken voor de principes van open access. In 2017 hebben de hogescholen zich aangesloten bij het Nationaal Plan Open Science en ondersteunen daarmee de (inter)nationale ambities voor open science.

Vaak is het open access beschikbaar stellen van kennisproducten uit praktijkgericht onderzoek een vereiste vanuit de subsidiegever (zoals NWO, Regieorgaan SIA, ZonMW). Met open access zorg je ervoor dat de beroepspraktijk, onderwijs en maatschappij toegang hebben tot de kennisproducten uit praktijkgericht onderzoek, en dat deze kennisproducten verder gebruikt kunnen worden. Zo maak je impact met praktijkgericht onderzoek!

Een van de belangrijkste voordelen van open access is dat het de zichtbaarheid, vindbaarheid en het hergebruik van kennisproducten vergroot. Open access versterkt daarmee de impact en doorwerking van praktijkgericht onderzoek in het onderwijs, de beroepspraktijk en de maatschappij. Dat sluit aan bij de kernwaarden van praktijkgericht onderzoek.

Nog een aantal voordelen op een rijtje:

• Studenten en de beroepspraktijk hebben vrij toegang tot jouw artikelen
• Je krijgt meer lezers, omdat je artikelen niet achter een betaalmuur zitten
• Je hebt een grotere kans geciteerd te worden
• Je artikelen zijn beter vindbaar door Google/GoogleScholar
• Door opslag in de HR repository blijven je artikelen duurzaam online bewaard
• Je hoeft later niet te betalen voor het gebruik van je eigen publicaties

Bij de gouden route publiceer je in een volledig open tijdschrift onder een Creative Commons-licentie, doorgaans tegen betaling van een publicatievergoeding (APC’s).Hiermee is de publicatie direct vrij beschikbaar.

Bij de groene route, ook wel zelfarchivering genoemd, plaats je het kennisproduct in de repository van de hogeschool (zie 'HR Repository' hierboven). Nadeel hiervan is dat vaak een embargoperiode geldt (opgelegd door de uitgever), of dat alleen een bepaalde versie mag gedeeld worden. Ook zijn publicaties bij de groene route alleen vrij toegankelijk voor eigen gebruik en niet te gebruiken in bijvoorbeeld het onderwijs. Voor hergebruik en verspreiden is namelijk altijd toestemming nodig van de uitgever, tenzij daar vooraf afspraken over zijn gemaakt.

Je kunt ook kiezen voor een hybride tijdschrift en daarin open access publiceren. Hybride tijdschriften zijn tijdschriften op basis van een abonnementenmodel: lezers betalen voor toegang tot de publicatie. Hybride tijdschriften bieden daarnaast de optie tot open access publiceren door een publicatievergoeding (Article Processing Charges) te vragen. Artikelen waar een publicatievergoeding aan de uitgever is betaald, worden open access beschikbaar gesteld, waardoor lezers zonder abonnement ook toegang hebben tot het artikel.

Diverse partijen publiceren ook open access tijdschriften en boeken zonder kosten aan auteurs of lezers te berekenen. Dit is de diamanten route. Deze partijen zijn hierbij afhankelijk van financiële steun van (academische) instellingen of subsidiegevers, o.a. door het afsluiten van zogenoemde Subscribe to Open (S2O) deals.

Vermeld op je kennisproduct altijd dat je verbonden bent aan de Hogeschool Rotterdam. Gaat het om een Engelstalig kennisproduct? Gebruik dan Rotterdam University of Applied Sciences. Het HR-logo vind je hier.

Het is belangrijk al in een zo vroeg mogelijk stadium rekening te houden met open access en de kosten daarvoor te begroten in je subsidieaanvraag. Zie de vraag ‘Hoe begroot ik open access kosten?’. Als een student meewerkt aan je onderzoeksproject, maak je met de student vooraf duidelijke schriftelijke afspraken over auteurschap en open access. Het auteursrecht van werk van een student ligt namelijk bij de student, tenzij je daar afspraken over maakt met elkaar. Deze afspraken leg je vervolgens goed vast. Je kan hiervoor een modelovereenkomst gebruiken (zie Juridische zaken). Ook met samenwerkingspartners maak je afspraken. Zie de vraag ‘Hoe werkt het met open access in geval van samenwerkingspartners?’

Maak vooraf aan de start van het project al duidelijke afspraken met de samenwerkingspartners over open access. Bijvoorbeeld over welke kennisproducten jullie willen opleveren, de verdeling van eventuele publicatiekosten, hoe jullie kennisproduct open access beschikbaar willen maken, welke Creative Commons licentie je kiest en over co-auteurschap.

Alle afspraken dien je zorgvuldig op te slaan en te archiveren, zodat ze ook achteraf herleidbaar zijn. Juridische zaken kan adviseren bij het opstellen van overeenkomsten met samenwerkingspartners. Zij hebben ook modelovereenkomsten beschikbaar.

Als je promovendus ben je doorgaans ook verbonden aan een universiteit, UMC of een onderzoeksinstituut. Zorg ervoor dat je met je (co)-promotoren aan het begin van je promotietraject al afspraken maakt over o.a. open access publiceren, de verdeling van publicatiekosten en co-auteurschap. Leg deze afspraken schriftelijk vast.

Stuur al je kennisproducten uit praktijkgericht onderzoek - bijvoorbeeld artikel, presentatie, rapport, video, prototype etc. - altijd naar de communicatieadviseur of managementassistent van jouw kenniscentrum, ook als ze niet open access zijn.

De mediatheek checkt de open access voorwaarden en plaatst ze vervolgens in de HR Repository SURFsharekit. Jouw kennisproducten zijn dan automatisch vindbaar op de HR-website, in HBO Kennisbank en in NARCIS.

De HR repository SURFsharekit is een digitale plek waarin kennisproducten waaronder artikelen, maar ook presentaties, scripties, audio- en videomateriaal en andersoortig materiaal, duurzaam worden opgeslagen en bewaard. Kennisproducten in de HR repository komen automatisch op je HR-profielpagina te staan, in HBO Kennisbank en in NARCIS.

Stuur je kennisproduct en bijbehorende informatie naar de communicatieadviseur of het secretariaat van het kenniscentrum waar je aan verbonden bent. Zij sturen het kennisproduct naar de repository manager verbonden aan de mediatheek. Deze checkt de eventuele voorwaarden die een uitgever stelt aan het plaatsen van een kennisproduct in een instellingsrepository en zet het kennisproduct in de repository.

Met een Creative Commons licentie worden auteursrechten op een kennisproduct behouden, maar bepaalt de auteursrechthebbende in welke mate het kennisproduct verder verspreid mag worden, en onder welke voorwaarden dit mag.

In het kader van open access vindt Hogeschool Rotterdam een CC-BY licentie de meest passende Creative Commons licentie die uitgegeven kan worden, tenzij er weloverwogen redenen zijn om een restrictievere Creative Commons-licentie toe te passen. Hogeschool Rotterdam adviseert om kennisproducten altijd te voorzien van een Creative Commons licentie, tenzij dit onmogelijk is vanuit het oogpunt van wet- en regelgeving of andere bindende afspraken met derden.

Voor ondersteuning hierbij kun je terecht bij het Auteursrechteninformatiepunt of de informatiespecialisten van de mediatheek.

De bijdragen van een onderzoeker aan een publicatie is soms lastig te herkennen. Onderzoekers kunnen namelijk dezelfde naam hebben, maar een naam kan ook veranderen (zoals bij een huwelijk). Daarnaast kan inconsistent gebruik van voornaamafkortingen en verschillende schrijfwijzen er ook voor zorgen dat een onderzoeker moeilijk te herkennen is. Een ORCID (Open Researcher and Contributor ID) is een unieke identifier die een oplossing voor dit probleem biedt. Als onderzoeker verbonden aan Hogeschool Rotterdam kun je zelf een ORCID aanvragen.

Heb je je al eerder geregistreerd bij ORCID toen je voor een andere onderwijs- of onderzoeksinstelling werkte? Dan kun je je bestaande ORCID gebruiken. Op je persoonlijke ORCID-pagina kun je de organisatie waarvoor je werkt aanpassen.

Je kunt een ORCID ook gebruiken bij het aanvragen van subsidies of bij peer-review. Daarnaast heb je na registratie een persoonlijke ORCID-pagina. Hier kun je ervoor kiezen automatisch je publicaties te laten bijhouden en je kan zelf beslissen welke informatie publiek wordt gedeeld en welke niet. Met ORCID vergroot je de zichtbaarheid van je kennisproducten zonder tijd kwijt te zijn met het registreren ervan in allerlei databases en profielen.

In de Directory of Open Access Journal (afgekort DOAJ) staat een overzicht van alle open access peer-reviewed wetenschappelijke tijdschriften (17.500 titels). Je kunt hier zoeken naar een open access wetenschappelijk tijdschrift op o.a. onderwerp, titel, trefwoord, uitgever en taal. Hogeschool Rotterdam heeft overeenkomsten met een aantal uitgevers, waarbij de kosten zijn afgekocht. Zie de vraag 'Met welke uitgevers zijn overeenkomsten afgesloten?' onder 'Kosten voor open access'. 

Als je publicatiekosten (Article Processing Charges) moet betalen om je artikel te publiceren, is dat geen indicatie voor de kwaliteit van een tijdschrift. Er zijn goede open access tijdschriften die geen kosten in rekening brengen voor de auteur. Helaas zijn er ook uitgevers die wel publicatiekosten in rekening brengen zonder daar een redactie of peer review tegenover te stellen, de zogenaamde rooftijdschriften (predatory journals). Daarom moet je altijd de betrouwbaarheid van een tijdschrift controleren als je een artikel indient. Hieronder de stappen hoe je dat kunt doen.

• Stap 1:
  Controleer of het open access tijdschrift is opgenomen in de Directory of Open Access Journals. Deze database hanteert strenge kwaliteitscriteria en daarmee verzeker je dat je te maken hebt met een betrouwbaar tijdschrift.
• Stap 2:
  Is het tijdschrift niet opgenomen in de Directory of Open Access Journal? Check dan of de uitgever lid is van COPE of OASPA.
• Stap 3:
  Is de uitgever hier geen lid van? Ga dan na wie er in de redactie van het tijdschrift zitten en neem contact op. Vraag na of en hoe het peer review proces plaatsvindt. Kijk ook welke auteurs er recent gepubliceerd hebben in het tijdschrift en vraag naar hun ervaringen, vooral over het peer review proces en de rol van de redactie. 

Kijk voor meer tips op Think Check Submit

Hulp nodig? Neem contact op met de mediatheek als je hulp nodig hebt bij het selecteren van een tijdschrift.

Er bestaan verschillende alternatieve platformen voor open accesss publiceren. Een voorbeeld is F1000. Dit is een platform waar transparantie over het publiceren als het review proces voorop staan. Het ingediende manuscript, de reviews en de aanpaste versies zijn open beschikbaar.

Openjournals.nl is een platform dat wetenschappelijke, peer-reviewed tijdschriften de mogelijkheid geeft om online en volledig open access te publiceren. Dit platform is een initiatief vanuit Nederlandse non-profit organisaties (NWO, KNAW, Stichting Opus).

Op de website van het vaktijdschrift staan doorgaans de richtlijnen voor auteurs. Daarin kun je bekijken welke mogelijkheden er zijn voor open access.

Daarnaast kun je vooraf zelf afspraken maken met de uitgever over open access, bijvoorbeeld over het opnemen van het artikel in de HR Repository (SURFsharekit).

Als je gevraagd wordt voor een bijdrage in een vaktijdschrift, kun je als voorwaarde stellen dat je je artikel mag opnemen in de HR Repository, bij voorkeur met een Creative Commons licentie CC-BY.

Open access artikelen vind je via databanken (mediatheek), Google Scholar maar ook in de Directory of Open Access Journal (afgekort DOAJ). Ook heb je met de zoekmachine van Open Aire toegang tot miljoenen open artikelen.

Je kunt ook een open access button installeren in je browser die je automatisch naar de open access versie leidt als die beschikbaar is:

• https://openaccessbutton.org/
• https://unpaywall.org/

Openjournals.nl is een platform dat wetenschappelijke, peer-reviewed tijdschriften de mogelijkheid geeft om online en volledig open access te publiceren. Dit platform is een initiatief vanuit Nederlandse non-profit organisaties (NWO, KNAW, Stichting Opus) en kun je gebruiken om zelf een open access journal op te zetten. Het platform levert o.a. een worfklow systeem voor het redactionele proces, een publicatiesysteem en training en advies.

Bij artikelen die onder een Creative Commons licentie zijn gepubliceerd, mag je altijd direct de uitgeversversie publiek delen.

Bij artikelen waarvan het auteursrecht is overgedragen aan de uitgever, zijn de mogelijkheden afhankelijk van het contract met de uitgever. Vaak geldt een embargoperiode, opgelegd door de uitgever of mag je alleen een bepaalde versie delen (zie de uitleg hieronder over de verschillende versies). Ook zijn publicaties in dit geval alleen vrij toegankelijk voor eigen gebruik en niet te gebruiken in bijvoorbeeld het onderwijs. Voor hergebruik en verspreiden is namelijk altijd toestemming nodig van de rechthebbenden (uitgever), tenzij daar vooraf afspraken over zijn gemaakt. De voorwaarden vind je doorgaans bij de auteursrechtlijnen van het tijdschrift of uitgever.

Je kunt ook de website Sherpa Romeo checken. Hier vind je een database met richtlijnen van veel wetenschappelijke tijdschriften. Bij de richtlijnen staat vermeld welke versie je publiek mag delen en wat de embargoperiode is. De informatiespecialisten van de mediatheek kunnen je hierbij helpen.

Dit is de finale versie van het manuscript die is ingediend bij de uitgever. Deze versie bevat de aanpassingen na peer-review en is geaccepteerd voor publicatie. Deze versie is nog zonder de opmaakkenmerken (stijl, paginanummers) van de uitgever en wordt ook wel postprint genoemd.

Dit is de versie van een artikel die door de uitgever is opgemaakt en gepubliceerd, ook wel version of record genoemd.

Een preprint is de auteursversie van een publicatie. Dit is de originele vorm waarin een auteur de publicatie bij de uitgever indient, voordat er peer review heeft plaatsgevonden.

Een preprint is een versie van een wetenschappelijk artikel die op een openbare server wordt gedeeld vóór de formele peer review en publicatie in een peer-reviewed tijdschrift. Het publiceren van een preprint maakt het mogelijk om onderzoek snel te delen en moedigt feedback aan buiten peer review om.

Als je een preprint beschikbaar hebt gesteld, kun je het artikel ook nog publiceren in een peer-reviewed tijdschrift. Check wel vooraf het beleid van het tijdschrift of ze artikelen die als preprint zijn verschenen accepteren (bijv. via de website Sherpa Romeo).

Er bestaan verschillende preprint platformen, vaak per vakgebied of discipline, bijvoorbeeld:

• arXiv (physics, mathematics, computer science, statistics) 
• bioRxiv (biology/life sciences) 
• ChemRxiv (chemistry) 
• CORE (humanities) 
• earthArXiv (earth sciences) 
• engrXiv (engineering) 
• MediArXiv (media, film, and communication)  
• medRxiv (health sciences) 
• RePEc (psychological science, economics) 
• SocArXiv (social sciences) 
• SportRXiv (sport, exercise, performance, and health) 
• SSRN (social sciences) 
• Preprints.org (multidisciplinary)
• Research Square (multidisciplinary)

Artikelen die gepubliceerd zijn onder een Creative Commons licentie kun je direct plaatsen op community platforms zoals ResearchGate en Academia.eu.

Als een artikel bij een uitgever is verschenen en de auteursrechten zijn overgedragen, dien je de voorwaarden van de uitgever te checken. Deze voorwaarden vind je doorgaans bij de auteursrechtlijnen van het tijdschrift of check de website Sherpa Romeo. Hier vind je een database met richtlijnen van veel wetenschappelijke tijdschriften. Bij de richtlijnen staat vermeld welke versie je publiek mag delen. Als je een artikel plaatst tegen de voorwaarden in van de uitgever, kan dat juridische gevolgen hebben.

Binnen Hogeschool Rotterdam is DataverseNL beschikbaar voor het publiceren van je onderzoeksdata of dataset. Als je onderzoeksdata vertrouwelijke gegevens bevat, kun je je de dataset ook publiceren onder gesloten of beperkte toegang. Anderen hebben dan alleen toegang tot de metadata van de dataset. Dat betekent: alleen de informatie over de dataset, maar niet de dataset zelf.

De HR datastewards kunnen je adviseren en ondersteunen bij het publiceren van onderzoeksdata of kijk op de HR research support website.

Wil je een boek open access beschikbaar stellen, bekijk dan deze Toolkit. Hier vind je veel informatie over hoe je dit kan aanpakken. Bij NWO kun je doorlopend een subsidie aanvragen voor het publiceren van een open access boek. Deze regeling is ook van toepassing op onderzoekers in het hbo. Daarnaast biedt het HR Stimuleringsfonds Open Access mogelijkheden voor een vergoeding.

Als je een hoofdstuk voor een boek aanlevert, maak dan vooraf afspraken met de uitgever over open access. Ook al ben jij de auteur, zodra het auteursrecht is overgedragen aan een uitgever, kun je niet zonder meer jouw hoofdstuk gebruiken voor bijvoorbeeld onderwijs. Je dient daar dan toestemming voor te vragen aan de uitgever.

Maak dus vooraf afspraken en beding dat je jouw hoofdstuk ook publiek beschikbaar mag stellen in de HR repository. Daarbij zijn er verschillende mogelijkheden:

• Versie: uitgeversversie (met opmaak) of de niet-opgemaakte versie (de auteursversie / postprint)
• Na een bepaalde embargoperiode (bij voorkeur na max. 6 maanden)
• Bij voorkeur met een Creative Commons licentie (CC-BY), zodat je het hoofdstuk ook kan gebruiken in bijvoorbeeld onderwijs

Breng je een kennisproduct uit zonder dat daar een uitgever bij is betrokken? Geef dan altijd je publicatie een Creative Commons licentie (bij voorkeur CC-BY), tenzij dit vanuit het oogpunt van wet- en regelgeving of andere bindende afspraken met derden niet mogelijk is. Hiermee worden auteursrechten op een kennisproduct behouden, maar bepaal je in welke mate je kennisproduct verder verspreid mag worden, en onder welke voorwaarden dit mag.

Zorg daarnaast dat je kennisproduct in de HR repository SURFsharekit komt te staan. Daarmee wordt je publicatie voor iedereen vindbaar, zichtbaar en toegankelijk.

Je software kun je publiek beschikbaar stellen via een software repository. Voor software wordt vaak een eigen gebruikslicentie gebruikt zoals de MIT License of de GNU General Public License. Welke software repositories er zijn, welke gebruikslicentie je kunt gebruiken, hoe je software kan citeren en andere praktische tips vind je in deze 5 aanbevelingen voor FAIR software.

Meer informatie vind je ook hier:

• Software management plan template
• Kennisbank van het Netherlands eScience Center

Voor het open access publiceren betaal je doorgaans een publicatievergoeding, namelijk de Article Processing Charge (APC). De hoogte van de publicatievergoeding varieert, meestal tussen de 1000-2500 euro. Bij tijdschriften die vallen onder ACM en Elsevier zijn deze kosten al afgekocht (t/m 2024) door Hogeschool Rotterdam. In dit geval hoef je de kosten niet te begroten.

Als onderzoeker houd je bij aanvang van een onderzoeksproject rekening met open access publiceren. Je begroot de article processing costs (APC’s) mee in de subsidieaanvraag.

In subsidieaanvragen van o.a. Regieorgaan SIA en NWO vallen deze kosten onder materiële kosten. In het onderzoeksplan en/of het datamanagementplan wordt daarnaast vastgelegd welk type output zal worden opgeleverd (zoals artikel, boek(-deel), dataset) en hoe dit toegankelijk wordt gemaakt voor derden. Mochten de kosten niet gedekt zijn vanuit een subsidie of overeenkomst met de uitgever, dan kun je een aanvraag doen bij het HR Stimuleringsfonds Open Access. Zie de vraag hieronder 'Wat is het HR Stimuleringsfonds Open Access?'. 

Subsidiegevers hebben voor het open access publiceren van boeken soms aparte middelen beschikbaar. Een voorbeeld is de doorlopende call Open Access Boeken van NWO. Hiermee kan je een vergoeding voor de Book Processing Charges (BPC’s) van wetenschappelijke boeken aanvragen tot 5 jaar na afsluiting van een project. Deze call staat los van de projectsubsidie en de middelen kunnen dus buiten de projectbegroting worden aangevraagd.

Het is aan te bevelen om van tevoren een beeld te vormen van de beoogde tijdschriften waarin je wilt publiceren, de hoogte van de article processing costs (APC’s) en het aantal voorziene publicaties, zodat je een realistische inschatting kan maken van het bedrag dat je moet begroten in je subsidieaanvraag. Het is aan te raden de open access kosten apart te begroten en deze niet onder een generieke post te scharen zoals ‘publicatie- en PR-kosten’. Indien de artikelen nog niet gepubliceerd zijn op de einddatum van het onderzoeksproject, dan kunnen je de begrote kosten reserveren in de financiële eindrapportage, zodat de APC’s ook na afloop van het project nog kunnen worden voldaan. De subsidieadviseur en de projectcontroller kunnen hierbij adviseren.

Met uitgevers ACM en Elsevier zijn open access overeenkomsten afgesloten t/m 2024. Dat betekent dat de publicatiekosten van vrijwel alle tijdschriften die onder deze uitgevers vallen al zijn afgekocht door Hogeschool Rotterdam. Als onderzoeker kun je hier dus open access publiceren zonder dat je de Article Processing Charges zelf hoeft te begroten. Zie ook 'Overeenkomsten met uitgevers' hierboven. 

Heb je dubbele aanstelling, zowel bij Hogeschool Rotterdam als bij een universiteit, UMC of onderzoeksinstituut? Check dan de open access richtlijnen van beide aanstellingen. Universiteiten hebben vaak bredere deals met uitgevers dan hogescholen. Je hebt tot meer databases toegang en er zijn meer uitgevers bij wie de publicatiekosten al zijn afgekocht. Kijk dus bij het indienen van een artikel bij een wetenschappelijke tijdschrift of er uitgeversdeals zijn vanuit de andere instelling waaraan je verbonden bent. Je kunt hier alle uitgeversdeals checken.

Je kunt alleen gebruiken maken van een deal van een andere instelling, als je je emailadres van die instelling gebruikt bij het indienen van je manuscript. Zorg ervoor dat je in dit geval ook altijd Hogeschool Rotterdam als affiliatie vermeld.

Het HR Stimuleringsfonds Open Access is bedoeld om open access binnen Hogeschool Rotterdam te bevorderen. Het is beschikbaar voor onderzoekers die verbonden zijn aan een kenniscentrum of Center of Expertise en die geen budget beschikbaar hebben voor open access publiceren. Er geldt een aantal voorwaarden om gebruik te kunnen maken van het HR Stimuleringsfonds. Je dient een aanvraag in via het aanvraagformulier.

De adviseurs en informatiespecialisten van OKC en de mediatheek helpen je graag verder. Mail naar openaccess@hr.nl

Voor vragen over auteursrecht, is er een speciaal Auteursrechteninformatiepunt ingericht.

Er is een HR research support website waar alle thema’s rondom onderzoek uitgebreid aan bod komen. Hier vind je ook een overzicht bij wie je moet zijn met welke vraag.