Medewerker Team Frontoffice Studenten Service Center (1,0 fte)

Onze organisatie

Hogeschool Rotterdam is een dynamische onderwijsinstelling voor hoger beroepsonderwijs. De Hogeschool biedt, verspreid over de stad, meer dan 90 opleidingen aan in de richtingen Kunst, Onderwijs, Gedrag & Maatschappij, Gezondheidszorg, Economie, Techniek en Media & ICT.

De afdeling

Het Studenten Service Center (SSC) van Hogeschool Rotterdam is verantwoordelijk voor het in- en uitschrijfproces van iedereen die bij Hogeschool Rotterdam wil studeren. In hoe we ons werk doen, staat de bedoeling centraal: een goede start én finish van je opleiding of cursus bij Hogeschool Rotterdam.

Het SSC bestaat uit 3 teams. Team Frontoffice geeft advies aan aanmelders en studenten over het in- en uitschrijfproces. Team In- en Uitschrijving verzorgt de administratieve verwerking van het in- en uitschrijfproces en is aanspreekpunt voor ketenpartners. Team Advies & Ondersteuning beheert de spelregels en communicatie over het inschrijfproces, monitort ontwikkelingen met impact op onze processen en verzorgt de afhandeling van bijzondere casuïstiek.

Het team

Team Frontoffice van het Studenten Service Center (SSC) is verantwoordelijk voor het adviseren van aanmelders, studenten en cursisten over het in- en uitschrijfproces van Hogeschool Rotterdam. Het is een relatief jong team: van de 7 medewerkers zijn er recent 3 bij ons gestart waarbij we begin 2025 nog één vacature gaan openstellen zodat onze formatie compleet is. We werken allround in hoe we (aankomend) studenten adviseren die hulp nodig hebben bij het in- en uitschrijfproces zodat iemand niet afhankelijk is van de aanwezigheid van één van ons. De sfeer in het team is collegiaal, informeel en typisch Rotterdams: ‘’Samen de schouders eronder’’. Elke zomer versterken we ons team met uitzendkrachten omdat we voorafgaand aan de start van elk studiejaar veel vragen krijgen.

Aanleiding voor deze vacature is het vertrek van onze medewerker. Zij heeft een fantastische baan gevonden die goed aansluit op haar ambitie om een volgende stap in haar loopbaan te maken.

Wat ga je doen?

Je bent verantwoordelijk voor het adviseren van (aankomend) studenten & cursisten:

• Je adviseert (aankomend) studenten en cursisten over hoe zij het in- en uitschrijfproces succesvol kunnen afronden en je informeert aanmelders waarom hun inschrijfverzoek is afgewezen als zij hierover een vraag hebben. Dit doe je telefonisch, via chat & e-mail en op afspraak op één van onze locaties;
• Je handelt zelfstandig eenvoudige en complexe vragen af over het in- en uitschrijfproces en je adviseert aanmelders, studenten en cursisten daarbij over wat zij nog moeten doen om hun in- of uitschrijving af te ronden. De vragen komen via de telefoon, e-mail en chat binnen;
• Je bent met je collega’s verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van verzoeken en het anticiperen op mogelijke knelpunten;
•  Je doet suggesties voor procesverbeteringen en je bent betrokken bij de periodieke evaluaties met studenten, ketenpartners en/of leveranciers.

In de maanden juni tot en met september werk je op kantoor en buiten deze periode om werk je thuis. Wekelijks komen wij één dag gezamenlijk naar kantoor.

Ochtend: Iedere werkdag beginnen we beginnen we gezamenlijk met onze (online) dagstart. Tijdens de dagstart breng je ter sprake waar je tegen aan loopt in je dagelijkse werkzaamheden of brengt een casuïstiek in waar je hulp bij nodig hebt. Ook wordt de planning voor die dag toegelicht door de senior collega. Aansluitend ga je aan de slag met het afhandelen van online verzoeken van (aankomend) studenten en cursisten en handel je andere verzoeken af, zoals het maken van een bewijs van inschrijving. Om 11:00 uur ga je gezamenlijk met je andere collega’s telefonische verzoek afhandelen van (aankomend) studenten en cursisten.

Middag: Je hebt een half uur lunchpauze. Werk je op locatie, dan kun je samen lunchen met collega’s van het SSC en andere organisatieonderdelen of wandel je even de stad in. Na je lunchpauze ga je weer telefonische verzoeken afhandelen of gaat naar de balie op Rochussenstraat waar (aankomende) studenten langs komen voor het waarmerken van de vooropleidinggegevens of het ophalen van een collegekaart. Vlak voordat je je dag afsluit heb je nog overleg met de senior collega om een status update te geven over de werkzaamheden die je hebt verricht voor de dag. 

Ben jij wie we zoeken?

Gezien ons jonge team zijn we op zoek naar een ervaren professional die zich herkent in het volgende:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
• Je wil 5 dagen per week werken van 08:30 uur tot 17:00 uur;
• Je hebt een talent en passie voor het ervoor zorgen dat onze (aankomend) studenten & cursisten en je collega’s zich door jou gehoord en gezien voelen;
• Je hebt 1 jaar relevante werkervaring op een frontoffice en je hebt aantoonbare affiniteit met klantcontact, onderwijs en administratie;
• Je mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn uitstekend: je kunt goed luisteren, doorvragen en samenvatten. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift goed;
• Je werkt met een hoge mate van zelfstandigheid en je bent gewend om zowel online als fysiek samen te werken;
• Je bent leergierig: je deelt je fouten en leert ervan, je durft om hulp te vragen en je bent bereid om jezelf te ontwikkelen;
• Je hebt humor, lef en relativeringsvermogen.

Wat bieden we jou?

• Een tijdelijk contract voor 1 jaar (D4 cao hbo) met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Het salaris is gebaseerd op schaal 7: minimaal € 2.918,17 tot maximaal € 3.890,41 bruto per maand bij een volledig dienstverband. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;  
• 9 weken vakantie op basis van een fulltime dienstverband;  
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren bij een fulltime dienstverband, (mogelijkheid tot betaald ouderschapsverlof, flexibele werktijden);  
• Hybride werken, er is volop gelegenheid een goede balans tussen werk en privé te vinden. In overleg met je leidinggevende behoort thuiswerken tot de mogelijkheden; 
• Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden;  
• Een mooie flexibele werkplek in een dynamische werkomgeving;  
• Aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;  
• Deelname aan onze fietsregeling met belastingvoordeel;  
• Diverse vergoedingen zoals internet-, reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding;  
• Laptop en telefoon en diverse faciliteiten voor inrichting van je thuiswerkplek.  

Locatie

Je gaat werken op de locatie Blaak 555 in Rotterdam dat goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.  

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam. Het overleggen van een VOG is ook een voorwaarde voor interne kandidaten indien de generieke functie wijzigt.  

Wil je solliciteren?

Vragen over deze functie en/of over de selectieprocedure?  

Voor meer informatie neem contact op met Coco Bogers (Manager Studenten Service Center | SSC) op mobiel; 06-15529684. Je vragen mailen kan ook, stuur een berichtje naar c.bogers@hr.nl.

Wij ontvangen jouw motivatie graag in het Nederlands én in het Engels. Tip! Doe beiden brieven in één bestand uploaden.

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. Een assessment m.b.t. de voor de functie vereiste Nederlandse en Engelse communicatieve vaardigheden kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Delen is sportief.

Ken je iemand die zeker warmloopt voor deze vacature? Geef het door.

Is dit je droombaan?

Reageer snel of beter nog nu meteen. De sluitingsdatum is 2 maart 2025

Solliciteren kan alleen via onze eigen website.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld